Fytlix — vođenje sportskog centra od početka do kraja

Dvije aplikacije ukratko

Uloge i ovlasti

Svaki korisnik glavne aplikacije ima jednu ili više ovlasti. O njima ovisi što tko vidi u izborniku i što smije otvoriti. Izbornik automatski skriva sve čemu korisnik nema pristup.

Klijenti, Katalog i osnove Treninga (osobe, grupe, dvorane, tipovi treninga, kalendar) dostupni su svakom prijavljenom korisniku; ovlasti reguliraju gore navedena područja.

Snalaženje u aplikaciji

Nakon prijave otvara se Kontrolna ploča. Raspored je svugdje isti:

• Lijevi izbornik — grupiran po područjima (Klijenti, Katalog, Financije, Treninzi, Statistika, Postavke). Kliknite grupu da je proširite. Logotip vašeg kluba je na vrhu.
• Navigacijske mrvice — pokazuju gdje se nalazite, na vrhu svakog ekrana.
• Kartice i popisi — većina ekrana je popis s poljem za filtriranje i gumbom Dodaj. Veći popisi (osobe, računi…) imaju straničenje i sortiranje — kliknite zaglavlje stupca za sortiranje, a u podnožju mijenjajte broj rezultata i listajte stranice.
• Ekrani za uređivanje — često su podijeljeni u kartice (npr. Osoba ima kartice Opći podaci, Članarine, Proizvodi, Dolasci, Dokumenti i Računi). Gumb Spremi pohranjuje trenutni zapis; neki se pomoćni popisi spremaju odmah pri dodavanju.

Kontrolna ploča i prijava članova

Početni ekran glavne aplikacije je vaša recepcijska ploča. Uživo prikazuje sve koji su trenutno u centru — sam se osvježava kako se članovi prijavljuju i odjavljuju (uključujući iz članske aplikacije).

Ploča aktivnih dolazaka

Svaki redak je osoba koja je trenutno prijavljena: vrijeme ulaska, aktivne članarine, proizvodi koje koristi tijekom posjeta i napomena. Kliknite redak da otvorite osobu. Radnje u retku omogućuju dodavanje napomene, uređivanje posjeta, odjavu osobe ili otvaranje njezina zapisa u novom prozoru.

Tri gumba s radnjama

• Prijava / odjava — glavna radnja na recepciji. Potražite osobu; Fytlix vam kaže hoće li biti prijavljena ili odjavljena, prikazuje njezinu aktivnu članarinu i omogućuje odabir proizvoda koje koristi za ovaj posjet. Također upozorava ako njezina članarina ne vrijedi u trenutnom terminu (vidi rasporede članarina u Katalogu).
• Dodaj osobu — izravno kreiranje novog člana.
• Brzi račun osobi — izdavanje računa osobi uz istovremeno dodjeljivanje članarina i paketa s računa toj osobi (članarine počinju danas).

Klijenti

Izbornik Klijenti sadrži sve i svakoga vezanog uz ljude koje uslužujete: Osobe, Tvrtke, Registracije, Grupe članova i Obavijesti.

Osobe

Osoba je središnji zapis cijelog sustava — član (ili budući član). Kad je otvorite, dobivate profil s karticama:

Aktivacija osobe za člansku aplikaciju

U Općim podacima osobe možete Aktivirati za aplikaciju. Time se njezin zapis povezuje s računom članske aplikacije i šalje joj se e-mail s poveznicom za postavljanje lozinke.

1. Provjerite da osoba ima službenu e-mail adresu — obavezna je i s njom se prijavljuje.
2. Kliknite Aktiviraj za aplikaciju. Poveznica za postavljanje lozinke šalje se e-mailom.
3. Ako već ima račun članske aplikacije (npr. član je drugog kluba koji koristi Fytlix), vaš se klub jednostavno dodaje na postojeći račun — nova lozinka nije potrebna.

Tvrtke

Tvrtke su poslovni kupci (za B2B naplatu). Zapis tvrtke sadrži naziv, OIB, adrese, e-mailove i telefone. Osoba se može povezati s tvrtkom pa se njezini računi izdaju toj tvrtki. Popis se pretražuje po nazivu i OIB-u, filtrira po aktivnosti i izvozi u Excel.

Registracije

Registracije su pristigli zapisi s vašeg javnog obrasca za samostalnu registraciju. Kad netko online ispuni vašu poveznicu za registraciju, pojavljuje se ovdje — s imenom, prezimenom, e-mailom, telefonom i datumom registracije. Svaki se stupac može filtrirati i sortirati.

1. Pregledajte pristiglu registraciju i otvorite je da provjerite ili nadopunite podatke.
2. Kliknite Prihvati registraciju — Fytlix od nje kreira Osobu i uklanja zapis s ovog popisa.
3. Zatim joj dodijelite članarinu, naplatite ili je aktivirajte za člansku aplikaciju kao i inače.

Grupe članova

Grupe članova su jednostavne zbirke osoba — korisne za organizaciju članova (tim, generacija, obitelj). Popis prikazuje svaku grupu i broj članova. Osim organizacije, grupe su prečac pri popunjavanju polaznika treninga: na treningu možete odabrati Dodaj iz grupe članova za prijavu svih odjednom.

Obavijesti Obavijesti

Obavijesti su e-mail poruke koje se šalju vašim članovima. Sastavite poruku, odaberite primatelje te je zakažite ili pošaljite odmah.

• Primatelji — dodajte osobe pojedinačno ili ih povucite s treninga (Dodaj iz treninga). E-mail će stvarno primiti samo osobe sa službenim e-mailom koje dopuštaju komunikaciju; ostale se prikazuju, ali se preskaču.
• Vrijeme slanja — postavite vrijeme slanja ili označite Pošalji odmah. Aktivne zakazane obavijesti šalju se čak i ako je njihovo vrijeme već prošlo.
• Privici — priložite datoteke uz e-mail.
• Status — svaka obavijest pokazuje je li poslana automatski, ručno, čeka ili je neaktivna. Nakon slanja je zaključana.

Neki članski e-mailovi su automatski i postavljaju se drugdje — podsjetnici o isteku članarine i obavijesti o novoj članarini — vidi Postavke → E-mail.

Katalog

Katalog definira što prodajete i nudite: proizvode i usluge, članarine i pakete (te skladišne stavke na Plusu). To su gradivni blokovi koji se koriste kroz naplatu, članarine i evidenciju dolazaka.

Proizvodi i usluge

Pojedinačne stavke ili usluge (boca vode, individualni trening, najam ručnika). Proizvodi se organiziraju u grupe kojima upravljate na vrhu ekrana. Svaki proizvod ima hrvatski i engleski naziv, opcionalnu internu i KPD šifru, mjernu jedinicu, cijenu i porez.

Članarine

Članarina daje pristup na određeno razdoblje. Svaka ima naziv, trajanje (u danima ili mjesecima) i cijenu. Članarine mogu nositi i:

• Povezane proizvode/usluge — automatski uključene dok je članarina aktivna.
• Raspored ulaska — dopuštena vremena ulaska po danu u tjednu. Ako se netko pokuša prijaviti izvan tih sati, osoblje se upozorava da članarina ne vrijedi u tom trenutku, a članska aplikacija blokira samostalni ulazak.

Paketi

Paket objedinjuje više proizvoda/usluga pod jednim nazivom i cijenom — primjerice početni paket. Slažete ga dodavanjem redaka proizvoda s količinama. Paketi se mogu prodavati na računima i dodjeljivati osobama, jednako kao članarine.

Skladište Plus

Naplata Financije

U izborniku se ovo područje zove Financije i pokriva sve vezano uz novac.

Ponude

Ponude koje šaljete kupcu prije izdavanja računa. Sastavite ponudu od stavki iz kataloga, preuzmite je kao PDF i izdajte osobi ili tvrtki.

Računi

Potpuno izdavanje računa uz podršku za hrvatsku fiskalizaciju. Računi se izdaju iz odabranog slijeda dokumenata; ako je slijed fiskalni, račun se automatski fiskalizira. Ključni tijekovi:

• Kreiranje / uređivanje računa od stavki iz kataloga za osobu ili tvrtku.
• Dodjela članarina i paketa — kad račun sadrži članarine ili pakete, dodijelite ih kupcu izravno s računa.
• Brzi račun osobi — verzija u jednom koraku, dostupna s početnog ekrana.
• Preuzimanje PDF-a računa i (za fiskalne račune) njihova XML-a.

Uplate

Uplate bilježe primljeni novac po računima; postoji i unos više uplata odjednom. Uplate koje dodate ili uredite spremaju se odmah.

Ulazni računi Plus

Praćenje računa dobavljača koje primate — dobavljač, OIB / PDV ID, datumi, iznos, opis i priložena datoteka — za vlastitu evidenciju troškova.

Treninzi i kalendar

Dio Treninzi je mjesto gdje definirate svoje prostore i tipove treninga te zatim zakazujete treninge u kalendaru. Upravo to članovi vide u članskoj aplikaciji.

Dvorane

Vaši fizički prostori, svaki s kapacitetom. Dvorana se povezuje s tipovima treninga koji se u njoj mogu održavati — kalendar upozorava ako dvorana ne može primiti određeni tip treninga.

Tipovi treninga

Vrste treninga koje provodite (Joga, Spinning, Individualni…). Svaki ima boju (na kalendaru), kapacitet, opcionalne potrebne članarine i opciju Skriveno u aplikaciji za članove osim ako je član prijavljen za privatne / pozivne tipove.

Kalendar

Središte rasporeda. Prebacujte se između prikaza Mjesec, Tjedan i Dan, skočite na Danas i sakrijte prazne sate za kompaktan prikaz. Svaki je događaj obojan prema tipu treninga i prikazuje trenera, dvoranu i popunjenost. Filtrom trenera uz Dodaj trening prikažite treninge samo jednog trenera — vaš se odabir pamti za sljedeći put.

Kreiranje treninga

1. Kliknite Dodaj trening i odaberite tip treninga, dvoranu, trenera, datum te vrijeme početka i kraja.
2. Za pojedinačni trening ostavite Jednokratno. Za ponavljanje označite Ponavljajući te postavite datum početka i kraja uz tjedni raspored (termini po danu) — Fytlix kreira zaseban trening za svaki termin u tom rasponu.
3. Spremite. Bilo koji trening kasnije otvorite za upravljanje karticama Prijavljeni i Lista čekanja.

Prijavljeni i lista čekanja

Na treningu članove prijavljujete pojedinačno ili odaberete Dodaj iz grupe članova za dodavanje cijele grupe odjednom. Kad je trening popunjen, daljnje prijave idu na listu čekanja; ako se oslobodi mjesto, koristi se lista čekanja. Popunjenost se prikazuje kao Prijavljeni / kapacitet, uz upozorenje ako je premašena.

Statistika Statistika

Svaki izvještaj omogućuje odabir razdoblja; ako u tom razdoblju nema podataka, prikazuje se jasna poruka „nema podataka”.

Postavke Administrator

Administratori dobivaju dio Postavke za konfiguraciju cijelog sustava.

Postavke članske aplikacije

Tri opcije određuju ponašanje članske aplikacije za vaš klub:

• Automatska aktivacija svake nove osobe za člansku aplikaciju (automatski dobiva e-mail za postavljanje lozinke).
• Automatski ulaz/izlaz — prihvaćanje samostalnog ulaza/izlaza člana iz aplikacije bez potvrde osoblja na kontrolnoj ploči.
• Rok za prijavu — koliko sati prije treninga se prijave u aplikaciji zatvaraju.

Pomoć i upute

Pomoć je obrazac za kontakt s Fytlix timom — opišite pitanje, opcionalno priložite datoteku i pošaljite; dobit ćete potvrdu e-mailom. Upute nude smjernice unutar aplikacije. Poveznice na Uvjete korištenja i GDPR dokument nalaze se na dnu izbornika.

Članska aplikacija

Članska aplikacija je mobilna prateća aplikacija koju koriste vaši članovi. Riječ je o PWA aplikaciji — web stranici koja se instalira na početni zaslon telefona i radi poput izvorne aplikacije. Članovi je koriste za evidentiranje ulaza i izlaza, pregled kalendara treninga te prijavu (ili listu čekanja) na treninge.

Prijava

1. Član otvara aplikaciju i unosi svoju službenu e-mail adresu i lozinku.
2. Prvi put (ili ako je zaboravio): dodirne Zaboravljena lozinka i poveznica za postavljanje lozinke stiže e-mailom. Isti se postupak pokreće kad ga aktivirate iz glavne aplikacije.
3. Ako pripada većem broju klubova, bira lokaciju. Klub kasnije može promijeniti u profilu.

Ulaz i izlaz

Početni ekran ima dva velika gumba:

• Ulaz / Izlaz — aplikacija zna je li član trenutno unutra i nudi suprotnu radnju. Dodirom se bilježi njegov ulaz ili izlaz. Ulazak je blokiran ako raspored njegove članarine to ne dopušta u tom trenutku.
• Treninzi — vodi na kalendar treninga za pregled i prijavu.

Hoće li se ovi samostalni ulazi/izlazi zabilježiti odmah ili trebaju potvrdu osoblja na kontrolnoj ploči određuje postavka automatski ulaz/izlaz.

Prijava na treninge

Kalendar prikazuje dostupne treninge u prikazima Dan, Tjedan i Mjesec. Dodirom treninga otkrivaju se trener, dvorana, slobodna mjesta i status prijave. Odatle član može:

• Prijaviti se na trening sa slobodnim mjestima (može biti potrebna važeća članarina).
• Otkazati prijavu koju više ne želi.
• Ući na listu čekanja kad je trening popunjen — aplikacija prikazuje poziciju — i napustiti je.

Treninzi pokazuju jasne statuse: slobodna mjesta, Popunjeno, Prijavljeni ste, Na listi ste čekanja, Potrebna članarina, Prijave su zatvorene (nakon roka) ili Trening je prošao. Tipove treninga koje ste označili „skriveno osim ako je prijavljen” vide samo članovi koji su već na njima.

Moji treninzi

Osobni popis treninga na koje je član prijavljen, podijeljen na Nadolazeći i Prošli. S popisa nadolazećih može izravno otkazati prijavu ili napustiti listu čekanja.

Profil

Ekran profila prikazuje aktivnu članarinu člana (i do kada vrijedi) te njegovu fotografiju, koju može promijeniti ili ukloniti. Odavde također može:

Povezanost dviju aplikacija

Članska aplikacija nikad ne stoji sama — prozor je u ono čime upravljate u glavnoj aplikaciji. Ključne poveznice:

Prijave, liste čekanja i samostalni ulazi iz aplikacije izravno se vraćaju u glavnu aplikaciju — ploča aktivnih dolazaka, popisi polaznika treninga i povijest svake osobe ažuriraju se u stvarnom vremenu.